Οδηγός για τη σύνταξη αποτελεσματικών συστατικών επιστολών.

Δείτε στην ενότητα αυτή:

1. ΠΟΤΕ ΧΡΕΙΑΖΟΝΤΑΙ ΟΙ ΣΥΣΤΑΤΙΚΕΣ ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ

Οι αιτήσεις για θέση εργασίας, για μεταπτυχιακές σπουδές, για υποψηφιότητα σε υποτροφία, συνήθως συνοδεύονται από συστατικές επιστολές.

2. ΑΠΟ ΠΟΙΟΥΣ ΚΑΙ ΠΩΣ ΘΑ ΖΗΤΗΣΕΤΕ ΣΥΣΤΑΤΙΚΕΣ ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ

Ζητήσετε συστατικές επιστολές από ανθρώπους που σας γνωρίζουν καλά, έχετε συνεργαστεί σε ακαδημαϊκό ή σε επαγγελματικό επίπεδο και έχουν θετική διάθεση απέναντί σας. Μπορείτε να ζητήσετε επιστολές από:

1. Καθηγητή/καθηγητές του πανεπιστημίου σας με πρώτη προτίμηση τον επιβλέποντα καθηγητή της διπλωματικής εργασίας σας.
2. Προϊστάμενο εργασίας (μόνιμη εργασία ή πρακτική άσκηση).
3. Συνεργάτες με τους οποίους έχετε ολοκληρώσει κάποιο σημαντικό έργο.
4. Οργανισμό/Ιδρυμα από το οποίο έχετε βραβευθεί ή έχετε πάρει υποτροφία.

Σε γενικές γραμμές: επιλέξετε ανθρώπους από διαφορετικούς εργασιακούς χώρους που σας γνωρίζουν κάτω από ποικίλες συνθήκες εργασίας και μπορούν να αναφερθούν στα διαφορετικά προσόντα , ικανότητες και δραστηριότητές σας.

Επίσης:

1. Βεβαιωθείτε ότι ο συγγραφεάς της συστατικής επιστολής γνωρίζει την περίσταση για την οποία χρειάζεστε την επιστολή (εργασία, μεταπτυχιακά, υποτροφία κ.λπ.) και για το αν πρόκειται για εμπιστευτική επιστολή.
2. Φροντίστε να δώσετε στον συγγραφέα το βιογραφικό σας σημείωμα αν νομίζετε ότι οι πληροφορίες που έχει για τις επιδόσεις σας δεν είναι αρκετές ή ενημερώστε τον σχετικά με τις δραστηριότητες που θα θέλατε να τονίσει στην επιστολή.
3. Εφόσον έχετε ολοκληρώση την συνεργασία σας με το άτομο που επιθυμείτε να γράψει για σας συστατική επιστολή, ζητήσετε την συστατική επιστολή άμμεσα καθώς έχει πρόσφατη την εικόνα της συνεργασίας σας και των επιδόσεων σας.
4. Δώστε χρονικά περιθώρια στον συγγραφέα της επιστολής, τουλάχιστον 1-2 εβδομάδων.

3. ΕΙΔΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΓΙΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΑ - ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ ΓΙΑ ΕΡΓΑΣΙΑ

Για υποψηφιότητα σε πρόγραμμα μεταπτυχιακών σπουδών, σας ζητάνε στην πλειοψηφεία των περιπτώσεων 2-3 συστατικές επιστολές. Σε αρκετές περιπτώσεις υπάρχουν ειδικές φόρμες/αναφορές που πρέπει να συμπληρώσει ο συγγραφεάς/αξιολογητής. Αυτού του τύπου οι συστατικές επιστολές είναι συνήθως εμπιστευτικές και απαιτείται από τους αξιολογητές να ταχυδρομηθούν απ΄ευθείας στην επιτροπή αξιολόγησης υποψηφίων.

Όσον αφορά την υποψηφιότητα για θέση εργασίας συνηθίζεται να μην επισυνάπτονται συστατικές επιστολές μαζί με το βιογραφικό, εκτός βέβαια και αν σας το ζητάνε συγκεκριμένα. Στο τέλος του βιογραφικού σας σημειώματος συμπεριλάνβετε μια ενότητα με τον τίτλο "Συστάσεις" αναφέροντας 2-4 ονόματα προσώπων που θα μπορούσαν να δώσουν συστάσεις για το άτομό σας ακόμα και αν δεν έχουν γραφτεί οι συστατικές επιστολές. Ο εργοδότης είναι αυτός που θα αποφασίσει τελικά αν θα έρθει σε επαφή με τα άτομα που αναφέρονται στις συστάσεις και αν θα ζητήσει περισσότερες πληροφορίες για τον υποψήφιο . Βεβαιωθείτε λοιπόν, ότι έχετε ενημερώσει σχετικά τους ανθρώπους που αναφέρετε ως συστάσεις.

Για κάθε πρόσωπο που περιέχει η λίστα των συστάσεων αναφέρετε τα εξής στοιχεία:

• Ονοματεπώνυμο
• Στοιχεία επικοινωνίας
• Θέση
• Ιδρυμα/Οργανισμός/Εταιρεία.

4. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΤΗΣ ΣΥΣΤΑΤΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ

Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι οι συστατικές επιστολές ελέγχονται μεταξύ άλλων στοιχείων, και σχετικά με την εγκυρότητά τους. Τα βασικά 5 στοιχεία στα οποία εξετάζονται οι συστατικές επιστολές είναι τα ακόλουθα:

1. Ερευνάται κατά πόσο η συστατική επιστολή που καταθέτει ο υποψήφιος είναι πρωτότυπη. Αν πρόκειται για απλό αντίγραφο είναι δυνατόν να κριθεί ότι δεν αποτελεί πιστό αντίγραφο της πρωτότυπης επιστολής.
2. Εξετάζεται αν η συστατική επιστολή έχει συνταχθεί στο πρόσφατο παρελθόν ή αντίθετα περιγράφει καταστάσεις στις οποίες συμμετείχε ο υποψήφιος αρκετά χρόνια πρίν. Η συστατική επιστολή που αναφέρεται σε δραστηριότητες του παρελθόντος έχει μικρή αξία. Το πιθανότερο είναι ότι θα βάλει σε σκέψη τους υπεύθυνους αξιολόγησης για τον λόγο που ο συγκεκριμένος υποψήφιος εξακολουθεί να την χρησιμοποιεί αντί μίας πρόσφατης επιστολής.
3. Οι συστατικές επιστολές ελέγχονται και ώς προς την αξιοπιστία του ατόμου που την συνέταξε. Οι υπεύθυνοι μπορεί να ερευνήσουν κατά πόσο ο συντάκτης της επιστολής αποτελεί την καλύτερη πηγή πληροφοριών για τα στοιχεία που δίνει.
4. Επίσης ελέγχεται και το ύφος της επιστολής. Εξετάζεται, αν πρόκειται για ένα γενικό κείμενο που θα μπορούσε να απευθύνεται σε οποιονδήποτε ή αν αντίθετα είναι ένα γράμμα που έχει σταλεί για την συγκεκριμένη περίπτωση. Στην τελευταία περίπτωση η επιστολή κερδίζει σε αξιοπιστία.
5. Τέλος εξετάζεται το επιστολόχαρτο που χρησιμοποιείται. Δηλαδή, αν είναι γραμμένη η συστατική σε επιστολόχαρτο της εταιρείας/οργανισμού/ιδρύματος σε προσωπικό ή λευκό χαρτί. Εαν η επιστολή αναφέρεται σε επαγγελματική σχέση, είναι αναμενόμενο να είναι γραμμένη σε χαρτί εταιρείας ή οργανισμού.