Οδηγός για τη σύνταξη της ενδεδειγμένης επιστολής που πρέπει να συνοδεύει την παρουσία σας.

Δείτε στην ενότητα αυτή:

1. Η ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΚΑΙ Η ΧΡΗΣΙΜΟΤΗΤΑ ΤΗΣ

Ένα βιογραφικό, που δε συνοδεύεται από κάποια άλλη πληροφορία για εσάς και το οποίο στέλνετε αδιακρίτως για όλες τις θέσεις που σας ενδιαφέρουν χωρίς να το τροποποιείτε, μπορεί να ερμηνευθεί από τους υπεύθυνους επιλογής ως έλλειψη πραγματικού ενδιαφέροντος από την πλευρά σας.

Η συνοδευτική επιστολή (Cover Letter) που προηγείται του βιογραφικού σημειώματος, δίνει μία πρώτη εικόνα για εσάς σαφώς πιο ευανάγνωστη από τις κουκκίδες του βιογραφικού, καθώς έχει ειρμό και συνέπεια στο λόγο.

Επιπρόσθετα, έχει πιο προσωπικό χαρακτήρα απ’ ότι το βιογραφικό σημείωμα, καθώς απευθύνεται σε κάποιο συγκεκριμένο άτομο. Με αυτόν τον τρόπο, δημιουργεί μία αίσθηση προσωπικής επαφής, καθώς αναφέρονται μέσα σε αυτή, σε πρώτο πρόσωπο, οι επαγγελματικοί σας στόχοι, οι επιδιώξεις σας και βέβαια οι λόγοι που πιστεύετε ότι είστε κατάλληλος/-η για μία συγκεκριμένη θέση ή οι λόγοι που θέλετε να εργαστείτε στη συγκεκριμένη εταιρεία.

Τέλος, μέσω της συνοδευτικής επιστολής επιδιώκετε τη σύνοψη των σχετικών σας προσόντων και την έμφαση των σημείων που ευνοούν την υποψηφιότητά σας.

Καλό θα είναι, για οποιοδήποτε λόγο αποστέλλετε το βιογραφικό σας σημείωμα, να συνοδεύεται κάθε φορά από μία σύντομη επιστολή. Με αυτόν τον τρόπο, επιδεικνύετε μία πιο επαγγελματική στάση στην αναζήτηση εργασίας και εκφράζετε με σοβαρότητα το ενδιαφέρον σας για απασχόληση σε κάποιο συγκεκριμένο τομέα.

Στο τέλος αυτής της ενότητας παρατίθενται παραδείγματα συνοδευτικών επιστολών στην ελληνική και αγγλική γλώσσα, τα οποία μπορείτε να συμβουλευτείτε.

2. ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ ΣΤΗ ΣΥΝΤΑΞΗ ΤΗΣ ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ

Για τους λόγους που προαναφέρθηκαν, θα πρέπει να προετοιμάζεστε κατάλληλα και να αφιερώνετε χρόνο για να γράψετε μία συνοδευτική επιστολή που θα σας διαφοροποιήσει από τους υπόλοιπους υποψήφιους, λαμβάνοντας υπόψη τα ακόλουθα σημεία:

Η κάθε επιστολή θα πρέπει να γράφεται ειδικά για τη συγκεκριμένη θέση και εταιρεία.

Συνεπώς, 
-εάν προορίζεται ως απάντηση σε αγγελία, θα πρέπει: αφού διαβάσετε καλά την αγγελία και εντοπίσετε τα στοιχεία εκείνα που αναζητά η εταιρεία, να προβάλλετε τα δικά σας θετικά σημεία σε επίπεδο ικανοτήτων και χαρακτηριστικών προσωπικότητας, τα οποία ταιριάζουν περισσότερο στη συγκεκριμένη θέση. 
-εάν η υποψηφιότητα υποβάλλεται με δική σας πρωτοβουλία, θα πρέπει: να επιδείξετε στην επιστολή ότι γνωρίζετε πολύ καλά την εταιρεία και να δηλώσετε με κάποιον τρόπο την καταλληλότητά σας για εργασία σε αυτή.

Μορφή

• Η μορφή της επιστολής, θα πρέπει να δηλώνει ότι έχει συνταχθεί με επαγγελματικό τρόπο.
• Η επιστολή πρέπει να είναι γραμμένη στην ελληνική ή την αγγλική γλώσσα, ανάλογα με τη γλώσσα που έχετε συντάξει το βιογραφικό που τη συνοδεύει.
• Θα πρέπει να απευθύνεται στον υπεύθυνο της διαδικασίας επιλογής, εάν γνωρίζετε το όνομά του. Αν όχι, η προσφώνηση να γίνεται προς το αρμόδιο τμήμα, π.χ. Προς Υπεύθυνους τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού.
• Η έκταση της δε θα πρέπει να υπερβαίνει τη μία σελίδα και να μην ξεπερνά τις 2-3 παραγράφους.
• Καθώς η συνοδευτική επιστολή είναι το συμπλήρωμα του βιογραφικού σας σημειώματος, θα πρέπει να είναι γραμμένη στο ίδιο φόντο με το βιογραφικό και τυπωμένη σε ίδιο χαρτί. Η γραμματοσειρά μπορεί να είναι διαφορετική, αλλά αποφύγετε τη χρήση κουκκίδων, αρίθμησης, καθώς και έντονης, πλάγιας και υπογραμμισμένης γραφής.
• Θα πρέπει να υπάρχει πλήρης εσωτερική διεύθυνση (κάποιο όνομα υπεύθυνου ή τμήμα της εταιρείας), ημερομηνία, κατάλληλη προσφώνηση, κατάλληλο κλείσιμο και υπογραφή (σε περίπτωση που την αποστείλετε ταχυδρομικώς).
• Όπως και στην περίπτωση του βιογραφικού σημειώματος, θα πρέπει να έχετε φροντίσει να μην περιέχει ορθογραφικά ή συντακτικά λάθη.

Περιεχόμενο

• Στην επιστολή, θα πρέπει να αναγράφεται η διεύθυνσή σας στην πάνω δεξιά γωνία της σελίδας και από κάτω η ημερομηνία. Λίγο πιο κάτω και στο αριστερό μέρος της σελίδας αναγράφεται η διεύθυνση του παραλήπτη με την ένδειξη "Προς κο.../ κα..." ή "Προς τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού".
• Το περιεχόμενο της επιστολής θα πρέπει να είναι σύντομο και σε αυτή να αναφέρονται συνοπτικά:

1. Η αφορμή της υποβολής του βιογραφικού σας σημειώματος. Για παράδειγμα, ανταπόκριση σε αγγελία, σύσταση τρίτου προσώπου, συνέχεια τηλεφωνικής επικοινωνίας, δική σας πρωτοβουλία.
2. Ο σκοπός υποβολής του βιογραφικού σας σημειώματος. Για παράδειγμα, τη θέση που σας ενδιαφέρει να καταλάβετε, γιατί ενδιαφέρεσθε για τη συγκεκριμένη εταιρεία ή τομέα/κλάδο.
3. Μία σύντομη αναφορά στην εκπαίδευση και την προϋπηρεσία σας, χωρίς λεπτομέρειες. Είναι απλά μία εισαγωγή για όσα πρόκειται να διαβάσουν στο βιογραφικό σας σημείωμα.
4. Κάποιες πεποιθήσεις και επιθυμίες σας, που δεν μπορείτε να συμπεριλάβετε στο βιογραφικό σας σημείωμα και οι οποίες εκφράζουν τους λόγους για τους οποίους θεωρείτε ότι είστε η κατάλληλη επιλογή για τη θέση και την εν λόγω εταιρεία.
5. Εκδήλωση διαθεσιμότητάς σας για μία συνέντευξη ή για την τηλεφωνική παροχή διευκρινήσεων και επιπρόσθετων πληροφοριών, αναφέροντας τηλέφωνο και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (εφόσον διαθέτετε), χωρίς όμως να γίνεστε πιεστικοί. Σε περίπτωση μάλιστα που σκοπεύετε με δική σας πρωτοβουλία να επικοινωνήσετε άμεσα με τους υπεύθυνους επιλογής, χωρίς να περιμένετε τη δική τους ανταπόκριση, θα πρέπει με ευγενικό τρόπο, να τους ενημερώσετε για την επόμενη κίνησή σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναφέρετε την πρόθεσή σας να τηλεφωνήσετε τις επόμενες ημέρες προκειμένου να προσδιορίσετε μία συνάντηση, οποιαδήποτε στιγμή διευκολύνει τους αρμόδιους της εταιρείας.
6. Καλό θα ήταν να κλείσετε την επιστολή με μία δήλωση ευχαριστίας και έναν τυπικό χαιρετισμό με το όνομά σας. Για παράδειγμα,
   Ευχαριστώ πολύ εκ των προτέρων για το χρόνο σας
   Mε εκτίμηση
   [Όνομα]

Γενικές προτροπές

• Θα πρέπει, μέσω της επιστολής, να επιδείξετε ενεργό ενδιαφέρον για τη θέση ή την εταιρεία, αλλά όχι ανυπομονησία!
• Θα πρέπει να διαφαίνεται ο ευγενικός χαρακτήρας της συνοδευτικής επιστολής, αλλά αποφύγετε τις υπερβολές που μπορούν να οδηγήσουν σε αντίθετα από τα επιθυμητά αποτελέσματα.
• Τέλος, καλό θα είναι να κρατάτε αρχείο με αντίγραφα των συνοδευτικών επιστολών, επισυναπτόμενα με τα βιογραφικά που έχετε στείλει για τις αντίστοιχες θέσεις, για τους ίδιους λόγους που αναφέρθηκαν ήδη στην ενότητα του βιογραφικού σημειώματος.
• Δεν θα πρέπει να μεταφέρετε αυτούσια τμήματα του βιογραφικού σας σημειώματος στη συνοδευτική επιστολή, καθώς με αυτόν τον τρόπο θα οδηγηθείτε στη δημιουργία ενός δεύτερου βιογραφικού σημειώματος, σύντομου αντίγραφου του πρώτου.

3. Ο ΔΕΚΑΛΟΓΟΣ ΤΗΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗΣ ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ

1. Συνοδεύετε πάντα το βιογραφικό σας με μία προσεγμένη επιστολή, για τη σύνταξη της οποίας θα πρέπει να προετοιμαστείτε κατάλληλα.
2. Η συνοδευτική επιστολή θα πρέπει να είναι σύντομη, περιεκτική και να μην υπερβαίνει τη μία σελίδα.
3. Γράψτε την επιστολή στην ίδια γλώσσα με αυτή που έχετε συντάξει το βιογραφικό σημείωμα που τη συνοδεύει.
4. Ελέγξτε προσεκτικά την επιστολή για ορθογραφικά ή συντακτικά λάθη.
5. Απευθυνθείτε μέσω της επιστολής στους αρμόδιους της διαδικασίας επιλογής.
6. Περιγράψτε συνοπτικά τα προσόντα σας και προετοιμάστε τον αναγνώστη της γι΄ αυτά που θα διαβάσει στο βιογραφικό σας σημείωμα.
7. Τονίστε τους λόγους που θεωρείτε τον εαυτό σας κατάλληλο για τη θέση.
8. Εκφράστε το πραγματικό ενδιαφέρον σας για εργασία στη συγκεκριμένη εταιρεία.
9. Γράψτε τη συνοδευτική επιστολή με ευγενικό τρόπο, αλλά αποφύγετε τις υπερβολές.
10. Φροντίστε να φαίνεται όσο το δυνατόν περισσότερο ότι η συγκεκριμένη επιστολή γράφτηκε ειδικά για την εν λόγω εταιρεία.

4. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΟΛΩΝ